Bestyrelsens beretning for 2018.

 

Bestyrelsen vil gerne som sædvanlig begynde med at sige velkommen til alle nye medlemmer i foreningen. Generalforsamlingen er et godt sted for nye medlemmer at starte i foreningen. Der plejer at være en livlig debat efter bestyrelsens beretning, hvor store og små emner i foreningens liv kan tages op. Beretningen er bestyrelsens mulighed for at fortælle foreningens medlemmer om årets gang i foreningen, og den kan være en inspiration til at komme frem med ønsker og kommentarer.

 

Det store vagtskifte, 2019.

 

Der er lagt op til vagtskifte i Grundejerforeningen Søndervang, hvor både formand og kasserer takker af. Det vil bestyrelsen allerede nu delagtiggøre alle medlemmerne i, med opfordring til at deltage i arbejdet fremover.

 

Der lægges nemlig op til stor forandring i bestyrelsen og i måden at fordele og organisere arbejdet. Arbejdet skal fordeles og spredes til flere forskellige bestyrelsesmedlemmer.

 

De tilbageværende bestyrelsesmedlemmer har stukket fingeren i jorden, og der er kandidater til både formands- og kassererposten under forudsætning af en mere jævnbyrdig fordeling af arbejdsopgaverne, men andre kandidater og beboere, der har lyst at deltage i arbejdet er meget velkomne til at melde sig på banen.

 

Der laves en skabelon for dagsordner, hvor der lægges op til at de enkelte punkter beskrives forud for møderne, sådan at man kan lave beslutningsreferater.

 

Alle dagsordner og referater vil være offentlige og blive lagt på nettet (personsager undtaget).

 

I bestyrelsen laves på det det første møde efter generalforsamling en konstituering, hvor der laves en udvalgsstruktur, hvor der i hvert udvalg vælges en ansvarlig fra bestyrelsen, som sørger for mødeorganisering og tilbagemelding til bestyrelsen. Herunder også at beskrive sagerne på bestyrelsens dagsorden. I udvalgene kan andre end bestyrelsesmedlemmer deltage i arbejdet.

På det konstituerende møde vedtages også en ansvarsfordeling mellem bestyrelsesmedlemmer om, hvem der har ansvar for de enkelte sager, samt hvordan de håndteres og beskrives i dagsordner og i forhold til øvrige medlemmer.

 

Nye redskaber:

Regnskab:

Fremover vil målet være at al kontingentopkrævning, administration og kommunikation vil foregå digitalt. Det betyder, der investeres i et nyt regnskabssystem, som den siddende bestyrelse har gjort forarbejdet til at sætte i drift. Dette skal der budgetteres med fremover.

 

Kommunikation:

Der købes nyt E-mail platform, så der er en fælles mailadresse til alle bestyrelsesmedlemmer samt et fælles elektronisk dokumenthåndteringssystem.

Der etableres en ny hjemmeside, hvor al kommunikation fremover tager sit udgangspunkt. Fra denne kan også deles nyheder og oplysninger over i facebookgruppen ”Beboerne i grundejerforeningen Søndervang”. Bestyrelsen afsøger, om der er medlemmer som vil hjælpe med at skabe en ny hjemmeside evt. i et blog-format, så der også kan blive åbnet for, at andre end bestyrelsen kan skrive på sitet.

 

Ekstern hjælp til daglig drift:

Der tilkøbes ekstern hjælp til daglig drift og kontakt til eksterne firmaer, som gartner og asfalt entreprenører o.l. I 2019 tilknyttes Leif Pedersen, og på længere sigt kan evt. tilkøbes yderligere.

 

Der nedsættes en række udvalg.

 

Vejudvalg, der har til opgave at lave årlig gennemgang af veje og fortoves tilstand, samt tage kontakt til de grundejere som ikke lever op til de fælles regler for vedligehold af deres del af vores fælles veje og fortove. Den første opgave er at udarbejde en procedure for vejsyn, samt revidere hvordan der rettes henvendelse til grundejerne.

Det bør overvejes om samme udvalg skal have ansvaret for asfaltprojekt eller et nyt udvalg skal nedsættes

 

 

Kommunikationsudvalg, der bliver ansvarligt for indkøb af e-platform og udarbejdelse af ny hjemmeside. Den første opgave bliver at lave en kommunikationsplan og fordeling af, hvem der kommunikerer om de forskellige områder. Der skal laves en liste over kontaktpersoner til entreprenører, kommune og samarbejdspartnere. Udvalget skal også tage stilling til fremtiden for det trykte Søndervangsblad.

 

Andre udvalg nedsættes ad hoc.

 

Nye kontingentprocedurer.

Det ønskes at gøre det nemmere for medlemmerne at betale kontingent og nemmere at administrere foreningens økonomi, og samtidig reducere rykkere som følge af forglemmelser.

Alle medlemmer vil få mulighed for at tilmelde sig betalingsservice for nemmere betaling. Samtidigt indføres en automatisk rykker- og inkassoprocedure.

På girokortet for næste kontingentbetaling kan man tilmelde fremtidige opkrævninger til betalingsservice. Ønsker man ikke betalingsservice, vil man fortsat modtage girokort med posten.

Betalingsbetingelser.

Girokort modtages senest 10 dage før forfald.

Hvis der ikke er betalt et antal dage efter forfald sendes første rykker med et gebyr fastsat af generalforsamlingen. Hvis der ikke er betalt senest et antal dage efter første rykker, sendes anden rykker med et gebyr og varsel om inkasso, hvis der ikke er betalt inden fem dage.

 

Året 2018 har været præget af den hastige udvikling i området omkring os. Byggeriet af nye boliger på Grønttorvet er i fuld gang og nye beboere flytter ind.

Parkeringsproblemerne har været et stort emne i bestyrelsen, og bestyrelsen har udarbejdet et sammendrag af vore muligheder, som også findes i forslaget til generalforsamlingen 2019. Vi må desværre indse, at vi står helt alene, og vi skal ikke forvente nogen hjælp fra kommunen eller andre parter. Vi kommer selv til at etablere en løsning, og vi kommer selv til at betale for den. Kommunen er meget hurtig til at beslutte sig for byggerier i stor stil men er ikke villig til at medvirke til løsning af de medfølgende problemer.

 

Bestyrelsen har behandlet spørgsmålet om kontingenter og stemmeregler for parceller med mere end en bolig som opfølgning på generalforsamlingens ønske fra 2018, og der foreligger nu et forslag til ændringer i foreningens love, så der skabes den ønskede klarhed.

 

Bestyrelsen ser stadig med stor bekymring på vejenes tilstand, så året har nærmest været et langt vejsyn. Flere strækninger spredt ud over foreningens veje er begyndt at vise tegn på skader fra tryk og slid. Vejene er anlagt med skærver, og de er slet ikke beregnet til tung trafik, som vi har i disse år på grund af de mange byggerier i foreningen og på grund af vejarbejder i Folehaven, hvor vore veje er blevet brugt til kørsel med maskiner og materialer. Vi ser fordybninger i vejene, som vi ikke har set tidligere, og vi ser mange ødelagte vejbrønde.

Spredningen af skaderne på flere usammenhængende områder gør det vanskeligt at beslutte, hvor vi skal påbegynde asfaltrenoveringen nord for Folehaven. Vi håber stadig, at vi ikke bliver tvunget ud i hastereparationer af asfalten. Vi holder fast i planen om at foretage tilrettelagt udskiftning af asfalt efter vores egen vurdering uden indblanding fra kommunen. 

 

Vi nyder også godt af vore stillevej og de grønne arealer, og vi tror, at disse ting gør foreningen attraktiv for mange familier med børn. Som forening kan vi bidrage til, at det er et godt sted at bo, bl.a. ved at give en underskudsgaranti til de frivillige, der yder et stort arbejde med Fastelavnsfest og sommerfest. Fra bestyrelsen skal der lyde en stor tak til de frivillige, der har arrangeret Fastelavnsfest for børnene og sommerfest for os alle. I foreningen har vi en god tradition med at stille en underskudsgaranti for disse arrangementer, og det agter bestyrelsen at fortsætte med at gøre. Til sommer bliver der brug for nye frivillige til at løfte opgaven med sommerfesten.

 

Sommerfesten 2018 blev også en markering af foreningens 100-års jubilæum, og den vil bl.a. blive husket for de tre regnbyger, der faldt hele den sommer. I al hast blev der skaffet flere telte.

 

Vi vil fra bestyrelsen gerne igen opfordre vores medlemmer til at holde fortove, haver og hække i pæn stand. Det er vores eget ansvar at holde foreningen ren og attraktiv. Husk også at feje vejen for grus, blade og grene. Det hjælper os med at holde udgifterne til rensning af vejbrønde nede.

Bestyrelsen vil gerne sige tak til medlemmerne for 2018 og vi håber på jeres støtte til at løse de meget krævende opgaver i de kommende år.